ビジネスホンのラングローリー

ビジネスホン機能による業務効率・利便性・利益性の追求

ビジネスホンは各メーカー・各機種ごとに機能が異なり、機器購入・増設・機能の活用の際良く解らなく判断に迷う事が多いのではないでしょうか?  機能は実際に使いこなすことによりビジネスフォン導入のメリットが最大限に活かされます。

ビジネスホンは企業の連絡手段として直結した効率性を追及できる機能が多く存在しますので大いに活用し効果を発揮して頂けますようサポート致します。

電話機はただ受けてかけるだけでよいという時代から社内コミュニケーション効率の向上・お客様サービスへの追求など機器の機能を更に使いこなし通話による潜在的問題点の解消、利便性いかにを発揮できるかが問われています。

業務に役立つ代表的機能の紹介

バックライト及びメロディ識別着信機能

電話機(ビジネスホン)のディスプレイの色を変えることができる7色。

着信時、相手先電話番号によりディスプレイを色分け表示が可能。目で見て目的別・社内担当者別に識別すると共に着信音も合わせて変えられる為目と音で判断し対応できます。

●各電話機のフレキシブルボートにも内線ワンタッチボタンを設けて各部署、担当者を色で表示しておけば内線呼び出しも色で選別OK

●でんわ受付を効率よく削減し、担当者が直接電話に出やすくなる為、お客様へよりスピーディな対応を実現

FAX受信確認機能

FAX受信確認ビジネスホンのワンタッチボタンにFAX受信ボタンを登録することで、FAX受信時、ワンタッチボタンが光り、アラーム音が鳴ります。更にFAX受信ボタンを押すとどこから送信されてきたかが表示されます。いつの間にかFAXが受信されていた」といった確認の遅れを防げます。

  1. FAX受信後原稿を取り忘れの防止
  2. 自分宛にきたFAXが分かりやすい
  3. FAXの場所が離れていても不安なく業務に集中できる
  4. いちいちFAX原稿を確認に行かなくても60%は電話機で把握できる為、内線で担当者を呼び出し伝えることにより業務の流れを止めることが減少
  5. FAX受信管理を複数名担当者で行えます。通常はFAX付近の席の人がいつも担当することになりますが、どの部署からでも管理でき、個人負担も軽減でき尚かつ、スピーディに対応が可能

通話録音機能

通話中の内容がワンタッチボタンを押すだけで簡単に手軽に録音。

聞きもらすと言ったこともなく安心して通話に集中できる為余計なプレッシャーやストレスから開放されます。こみ入った内容の場合はそのまま録音内容を担当者の電話機に転送することにより、社内の連絡・報告手段を一層確実にしてくれます。

又、通話録音は「報告・連絡・相談又は報・連・相」の原点である、会話、対話の社員指導をより実践的に客観的に行える貴重な教材用機能として効果を発揮!

  1. 通話による業務連絡、相談、報告、指示が確実に遂行。お客様対応の信頼性UP、言った言わないのミスが減少
  2. 業務の確実性が体質強化に継がります
  3. でんわ対応の社員指導を解りやすく指導できる為社内全体のレベルアップが可能。( 聞き取り方・対応の仕方・伝え方・調整等 )
  4. 問題クレーム・トラブル発生時聞き間違い、伝え間違いがなく微妙なニュアンスが把握できる為、その後の 対応にロスをなくし適切に処置しやすくなる
  5. 専用のヘッドホン(別売)を使用することにより聞き直しにも周囲の目が気にならず確認が可能

発信・着信履歴機能(ナンバーディスプレイとの併用)

着信時相手の会社名・電話番号をいちいち確認することが必要ありません。

初めてのお客様でも会社名の再確認の必要がなくなり、聞き取りにくい発音の人へも何度も繰り返し聞き直すことがなくなります。スムースな接客に継がりお客様サービスの向上に貢献できます。

  1. 発信履歴は相手が不在時、後でかけ直す場合にいちいちメモを見ることがなくなります。検索し、リダイヤルで発信できる為わずらわしさから解消され操作性効率がUP
  2. 着信時相手の会社名、TEL番号が解ることにより社内の担当者が特定しやすく受付を通さず直接受けやくなる為お客様サービスに効果を発揮
  3. 更にでんわ受付対応の手間が軽減でき、業務効率の向上UP
  4. 着信履歴はそのまま電話帳に登録が可能な為、リアルタイム 各人が利用OK

この上のトップに戻る

着信拒否機能

迷惑なTEL・いたずら・嫌がらせなど無礼な電話に対しては登録設定することにより簡単に着信拒否ができ 又、非通知の場合にはメッセージを流してかけ直してもらうことによりスムーズな対応が可能

1.  社員の不安を解消
2.  わずらわされる時間を軽減

電話転送機能(不在時対応)

事務所不在時かかってきたTELを自動的に転送し携帯電話で受信OK。 勤務時間外、休日のTEL対応などを可能にします。

  1. ワンタッチで切替の簡単操作電話転送
  2. 事務所でTELを受ける社員が1名しかいない時、席をはずして電話に出られないといったケースでも 一定時間たつと転送になる様設定すれば安心して対応できます
  3. 発信者番号により自動的に留守電対応と転送に振り分けできるので必要な電話だけを確実に転送電話で受けるといった効率性の高い対応が可能

音声応答メッセージ機能

音声応答メッセージ機能TELに出られる人がいなくてもワンタッチ切替でメッセージを流せます。「ただ今電話が込み合っております。 大変申し訳ございませんが、このままもう少々お待ち下さい」など。

TEL対応が多い企業ではこの機能を使っているケースが多く、お客様もある程度の時間は了解した上で待ってくれます。もしもコールが呼びっぱなしの状態が続けば、会社に誰もいないのでは?と不安になることもあり信用低下の要因にもなりかねません。

  1. お待たせメッセージ
  2. 業務終了のメッセージ
  3. 夏期休暇、年末年始、ゴールデンウィークなどの会社休日のメッセージ
  4. 土日の業務休日メッセージなど各種メッセージによる対応ができますので社内業務にけじめがつけられると共にお客様へもわかりやすくお知らせできます

簡易セキュリティ機能

メーカーによってはビジネスホン主装置に簡易的なセキュリティ機能を開発しており、特に自宅兼事務所の会社、倉庫などで活躍してくれます。

簡易セキュリティ機能「しっかりとしたセキュリティまでは必要はないが何かあればいい」といった程度でお考えのお客様に最適です。電話機にセンサーが付いていますので入口付近に電話機を置くことにより不審者を感知し、登録先のでんわ機又は携帯電話などを呼び出してくれます。声を出せば「誰だ!」など音声で威嚇することもできます。

  1. 簡易セキュリティとして安心
  2. 通常は電話機として利用する為、コストパフォーマンスが大きい機能

その他

● 留守録機能   ● 電話帳機能  ● 受信音量アップ  ● TEL/FAX自動切替
● お待たせメッセージ  ● 通信コスト削減機能

他各種機能のそれぞれが密接にTEL対応の効率化に直結しており、企業のコミュニケーションUPを適格に実現してくれます。

この上のトップに戻る

詳細は問合わせ下さい。0120-812-881

事務所移転を検討の方は 会社設立を検討の方はこちら

ラングローリー
フリーダイヤル
0120-812-881

langlory@jcom.home.ne.jp