ビジネスホンの更なる導入効果の提案

最新の機器は本来ビジネスフォンが持つ限界レベルを迎えているのではないかと思わせられる程の多様性と完成度の高さが特徴です。

使いこなす事によりオフィスの業務効果を高め実用的に使える機能が満載です。ここではビジネスホンの利用で役立つ情報を掲載。少しでも導入に対しての参考になれば幸いです。

◆業務のお役に立つ利用方法の紹介◆

1.簡単操作

ビジネスホンのほとんどの機能はフレキシブルボードに登録できる為ワンタッチ操作でその機能を使用できます。

解りやすい! 簡単! (難しい・面倒くさいといった抵抗感はほとんどありません) 実用性高く機能を使いこなして頂けます

2.リースの積極的利用

リースで機器を導入すればほとんどの場合月額1万円以内の経費で済みます。

月額1万円以下であればビジネスホンは有効的経費として大いに業務効果があり、 節約にこだわり過ぎる必要はないと言えます。積極的に導入しその効果を確かめて下さい

リースカード会社又、現在使用機種の残リース額も相談下さい。新規導入のリース金額に 残リース金額も含めた上で現状とかわらない程度であればそろそろ入替のいい時期にきています。 尚、リースは税務上、資産償却の必要もなく全額経費で処理が可能です

ぜひ当社に相談下さいませ。見積は一切無料です!

4.電話短縮表と取引先基本情報リストとの兼用化

取引先情報として会社名・住所・TEL番号・FAX番号・担当者・取引内容を掲載した一覧表の作成は各人が基本情報を共有でき多目的に利用できることになる為社内の業務処理を効率良くスピーディに実現してくれます。

その内の一部を抜粋したものが電話短縮表です。当社で一から短縮入力を致しますのでこれを機にぜひ共作成してみてはいかがでしょうか。

5.ボイスメモ(音声メールシステム)

ボイスメモは大容量の音声録音システムとして企業の社員間・お客様とのコミュニケーションを一層円滑に効率よく実現。

留守録 通話録音着信通知転送電話の録音不在時の代行録音
話中自動オペレーターなど通話録音

着信通知機能で自分専用の内線番号にメッセージが入ると自動的に携帯電話などを呼び出してくれるなど外出先でもすばやい対応でお客様にコンタクトをとれます。受付、社内からの伝言を通す事もなく24時間ビジネスチャンスを逃しません。

転送電話の録音は夜間切替後、通話内容も録音してくれますので翌日事務所で聞き直す事も可能です。

更に独自のパスワード設定で守秘義務のある内容なども他の人に聞かれる事なく録音・再生しやり取りすることができますのでビジネスワークを拡大し、重要な内容をリアルタイムでやり取りできる効果を発揮。

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6.通話録音機能を利用した社員への電話対応指導

社員への電話対応指導は礼節、マナーから始まり業務事項を聞き適切に担当者に伝えられるようになる迄に経験・知識・時間を必要とする事の他、指導するサイドの根気も重要な要素となります。

挨拶程度の受け答えであれば練習・ロールプレイングで表面上は上達しますが、理解した上での応対・仕事の業務内容が含まれた会話となれば本人にも更なる努力が求められます。

お客様の立場に立って対応するということも含めて教えようとすれば時間と経験・根気が必要な為指導者も本人も苦痛を伴い、あきらめてしまうケースが多いと思われます。

会話は反応が基本にありますのでまずは自分自身の話し方に違和感を感じなければなりません。これは本人が気がつかない限り上手くなるのは不可能であるといえます。「注意すればむくれる、すねる、上手くなろうとする気構えがない!」と思われることも多いのではないでしょうか?社内に限らずプライベートでも会話の未熟さを人に注意されることはめったになく上司の注意に抵抗感を覚えるものです。

もしも自分が人と話している会話を後で聞くことが出来れば本人はどんな反応し、何を考えるでしょうか?

自動通話録音機能を使うことにより客観的に自分の会話を捉えることができる為自分自身で気がつき、直そうとする意識が生まれます。当初は抵抗感があるかもしれませんが、少しずつ上手になれば意欲と自信がもてるようになり、上司からのアドバイスも冷静に吸収できる為レベルアップ効果はバツグンです。

ビジネスホン録音機能イメージ図社員指導のためだけに録音装置を購入するのではなくビジネスフォンに備わっている機能であれば自然に取り入れやすく違和感を感じません。

一度録音した上でメモを取らせることで確実性を増すと共に「もっとこう言えば良かった」など自分で反省することにも継がります。

自動通話録音機能は社員会話「報告・連絡・電話対応」向上の優劣なビジネスコーチです。

7.通話録音機能を利用した業務連絡メモの不要化

簡易通話録音機能はお客様からかかってきたTELの会話内容をそのまま担当者の電話機に転送がOK。

ビジネスホン録音機能イメージ図

メモが不要になる上、後で担当者が聞いてもその微妙なニュアンス迄確実に受けとれる為「言った言わない」といった連絡ミスもなくなり、確実にお客様への連絡・対応がはかれるようになります。

又、担当者が外出先からリモート操作でTEL内容を聞くことにより迅速に尚かつ確実に用件を把握することができます。 受信者の対応の悪さもフォローしやすく、お客様対応に調整効果を上げてくれます。

更にTEL受信者も後で他の人が内容を聞くと思えばよりしっかりと対応しなければならないといった相乗効果も生まれやすく社内全体の 「報・連・相」の連係強化の実現に向けて効果を発揮。

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